In einem professionellen Software Asset Management (SAM) ist der erfolgreiche Einsatz eines SAMTools oftmals ein kritischer Erfolgsfaktor. Richtig eingesetzt vermag es das Tool, die zahlreichen benötigten Daten in Verbindung zu bringen und so die essenziell wichtige Transparenz über die Compliancesituation zu erzeugen.
Bis ein Tool jedoch seine volle, positive Wirkung erzielt, sind auf dem Weg einige wichtige Herausforderungen zu meistern. Diese beginnen mit der Auswahl des „richtigen“ Tools, setzen sich fort über dessen erfolgreiche Einführung und Einbindung in die bestehende Toollandschaft und letztlich den wirksamen Betrieb in Verbindung mit einer kontinuierlichen Weiterentwicklung.
Im Folgenden stellen wir dar, mit welchen Leistungen wir Sie dabei unterstützen, das passende Tool für Sie zu finden und anschließend das volle Potenzial aus Ihrem Tool herauszuholen.
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Die Auswahl des richtigen Tools ist der erste Schritt zum Erfolg. Der Markt der SAM-Toollösungen ist jedoch groß, die Tools glänzen mit teilweise sehr unterschiedlichen Stärken – und leider auch Schwächen. Wie findet man das Tool, das am besten zu einem passt? Welche Anforderungen sind von welcher Bedeutung? Wie prüfe ich, welcher Anbieter die beste Lösung für mich hat?
Um diese und weitere Fragen zu beantworten, wird zunächst eine umfassende Anforderungsanalyse benötigt, über die Ihre individuellen Anforderungen herausgearbeitet werden. Best Practices des Requirements Engineerings helfen uns dabei, die Anforderungen strukturiert zu erheben und professionell zu dokumentieren.
Unsere Berater verfügen alle über weitreichende Erfahrungen in der IT und dem IT-Service Management. Gemeinsam mit Ihnen prüfen wir anhand unserer kontinuierlich weiterentwickelten Fragenkataloge alle
wichtigen Rahmenbedingungen für einen erfolgreichen Tooleinsatz in Ihrer individuellen Umgebung.
Zudem kennen wir den Markt der SAM-Tools und halten Ihr Wissen ständig auf dem neuesten Stand. Unsere unabhängige Positionierung im Markt gibt uns eine neutrale, objektive Sicht auf die angebotenen
Lösungen am Markt. Dies ermöglicht uns wiederum den schnellen Abgleich mit Ihren individuellen Anforderungen.
Dies umfasst insbesondere:
Neben den Toolfunktionen müssen auch Anforderungen an den Anbieter und dessen weiterführenden Dienstleistungen erhoben werden. Auch diese Leistungen und deren Sinnhaftigkeit werden im konkreten Kontext Ihrer individuellen Rahmenbedingungen durch uns geprüft.
Das Ergebnis der Analyse wird in konkrete, abgegrenzte und individuell prüfbare Anforderungen überführt, die dann einen wesentlichen Teil des Lastenhefts bzw. der Leistungsbeschreibung darstellen.
Nach der Anforderungserhebung und der Erstellung eines Lastenhefts gilt es, ein geeignetes Verfahren für die Toolauswahl zu definieren. Wirtschaftsunternehmen und öffentliche Einrichtungen haben hier unterschiedliche Möglichkeiten und/oder Zwänge.
So sind öffentliche Einrichtungen stets an die Vorgaben und Restriktionen des Vergaberechts gebunden. Hier liegt der Fokus darauf, die Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen so präzise zu gestalten, dass eine faire, transparente Vergabe gemäß Vergabeordnung (VOL/A) sichergestellt werden kann. Dabei muss ein Verfahren gewählt werden, welches mit Sicherheit in der gegebenen, im Vorfeld spezifizierten Zeit zu einem definitiven Ergebnis führt.
Bei Wirtschaftsunternehmen sind die Möglichkeiten oftmals größer. Hier können individuelle Teststellungen mit präferierten Anbietern vereinbart werden, im Rahmen derer die Anbieter die Leistungsfähigkeit ihrer jeweiligen Lösung unter Beweis stellen können (Durchführung eines Proof of Concepts).
Für beide Varianten verfügen wir über umfangreiche Erfahrungen und Templates, wie bspw. eine große Sammlung von Testfällen, mithilfe derer die Leistungsfähigkeit der Tools schnell deutlich wird. So ermöglichen wir Ihnen die Auswahl des Tools, welches Ihre Anforderungen bestmöglich erfüllt.
Auf Wunsch helfen wir Ihnen schon während des Auswahlprozesses, ein optimales Kosten/Nutzen-Verhältnis herzustellen und nehmen Einfluss auf die Vertragsgestaltung. Sie binden sich mit der Auswahl für einen längeren Zeitraum an den Anbieter. Diese entstehende Partnerschaft muss verbindlich, zukunftsfähig und skalierbar geregelt werden. Wir helfen bei der Verhandlung und Entwicklung der vertraglichen Grundlagen, so dass keine überraschenden, überhöhten Folgekosten auftauchen werden.
Im Vorfeld der Implementierung können bereits wichtige Weichen gestellt und der Grundstein für eine termingerechte Implementierung gelegt werden. Die häufigste Ursache für Komplikationen und Verzögerungen ist dabei eine schlechte Datenqualität in den anzubindenden Quellsystemen.
Bei unvollständigen Daten, wie bspw. fehlenden Prozessordaten oder fehlenden Gerätebeziehungen zwischen einer VM und deren Host, kann auch das beste SAM-Tool keine korrekten Lizenzbedarfe ermitteln.
Wir helfen Ihnen, solche unerwarteten Probleme frühzeitig zu erkennen und aus dem Weg zu räumen, indem wir gezielt die typischen neuralgischen Punkte in den Zuliefersystemen analysieren und operative
Lösungen vorschlagen.
Neben diesen technischen Herausforderungen können spätere Komplikationen und Verzögerungen auch durch unklare Prozesse und insbesondere ungeregelte Verantwortungen verursacht werden. Wenn bspw. unklar ist, wer in welchem Prozess zukünftig Lizenzbeschaffungen auslösen soll, oder wie die Lizenzen später fortlaufend im System erfasst werden sollen, sind spätere Probleme vorprogrammiert. Mithilfe unserer weitreichenden Erfahrungen in der Entwicklung von SAM-Organisationen für diverse Unternehmen und öffentliche Einrichtungen, entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen maßgeschneiderte Lösungen für Ihre individuelle SAM-Organisation.
Bei unserer Beratung orientieren wir uns an den Empfehlungen der ISO19770-1, auf deren Basis wir ein eigenes Prozessframework entwickelt haben. Dieses umfasst alle wesentlichen Prozesse für ein erfolgreiches SAM, welche wir mit praxiserprobten Best Practices individuell für Sie mit Leben füllen.
Mit unserer Unterstützung kann die eigentliche Toolimplementierung störungsfrei und ohne unerwartete Verzögerungen erfolgen. So vermeiden Sie Leerlaufzeiten und stellen sicher, dass Terminvorgaben
eingehalten werden.
Das Ergebnis einer Toolimplementierung ist oftmals die erste finale Lizenzbilanz. Doch können Sie dem ersten Ergebnis, das das Tool ausgibt, blind vertrauen? Wie prüfen sie die Bilanz auf Korrektheit?
In von uns begleiteten Implementierungsprojekten erstellen wir mit unserer Lizenzierungsexpertise eine Lizenzbilanz „manuell“ und unter Berücksichtigung aller anzuwendenden Nutzungsbedingungen und
Nutzungsrechte.
Dies ermöglicht es uns, die automatisch durch das Tool berechneten Werte mit den manuell ermittelten Werte zu vergleichen. Etwaige Abweichungen können dann als Grundlage verwendet werden, um Feinjustierungen im Tool vorzunehmen. Wir erstellen also die Baseline, an der sich das Tool messen lassen muss.
Tipp: Durch die frühzeitige Durchführung einer manuellen Bilanzierung, erkennen sie etwaige Herausforderungen bereits vor dem Start der eigentlichen Implementierung. Dies ermöglicht es Ihnen, die Herausforderungen bereits im Rahmen der Implementierung zu adressieren.
Nachdem das Tool implementiert wurde, gilt es, dieses im operativen Geschäft optimal einzusetzen, um die täglichen Herausforderungen des Lizenzmanagements zu bewältigen.
Der Erfolg des Tooleinsatzes misst sich unter anderem daran, ob die mit dem Tool gewonnenen und verarbeiteten Daten auch angewendet werden können, um zum einen die Compliancesituation korrekt
darzustellen und zum anderen, um fundierte Lizenzbeschaffungsentscheidungen treffen zu können.
Dafür ist es erforderlich, dass die Tools die Lizenzmodelle und Nutzungsrechte der betrachteten Softwareprodukte vollständig und im Detail abbilden. Dies erfordert jedoch stets ein Finetuning oder gar ein Customizing der Toolkonfiguration, denn bei modernen Formen der Softwarenutzung (z.B. über VDI oder Applikationsstreaming) stoßen die „out of the box“-Funktionen der Tools schnell an ihre Grenzen.
Hier setzen wir an und bringen unsere Lizenzierungsexpertise aus zahlreichen Kundenprojekten ein. Wir helfen Ihnen, die Lizenzmodelle und Ihre Nutzungsrechte vollends zu verstehen und diese mit
all ihren Facetten im Tool korrekt abzubilden. Unsere Experten verfügen über umfassende Kenntnisse der Lizenzmodelle aller großen Softwarehersteller und verstehen es, die speziellen Details der einzelnen Produkte operativ in den SAM-Tools abzubilden. Hierbei arbeiten wir eng mit den Toolanbietern zusammen.
Ein weiterer kritischer Erfolgsfaktor ist einmal mehr die Datenqualität, deren Überwachung, insbesondere wenn das SAM-Tool von diversen Datenquellen über Schnittstellen gespeist wird, nicht immer
einfach ist.
Wir wissen, wie die verschiedenen SAM-Tools „ticken“ und kennen deren speziellen Anforderungen an die zu verarbeitenden Daten. So können wir Ihnen dabei helfen, passende Reports einzurichten, mit deren Hilfe die wesentlichen, für die Lizenzbilanzierung relevanten Attribute überwacht werden können. Dadurch erkennen Sie Handlungsbedarfe frühzeitig und können die Korrektheit der Lizenzbilanz effektiv sicherstellen.
Gerne unterstützen wir Sie auch bei der Erarbeitung und Umsetzung von Problemlösungen, bei denen weitere Experten (z.B. Datenquellenverantwortliche) aus Ihrem Unternehmen einbezogen werden
müssen. Unsere Fachkenntnis aus dem Bereich des IT-Service Managements ermöglicht es uns, auch über die Grenzen des Software Asset Managements hinaus, effektive Problemlösungen zu finden.