Krisenbewältigung ist Teamwork – wie Stabsrahmenübungen helfen, Silos aufzubrechen und Schnittstellen zu stärken
Krisen lassen sich nicht vorhersagen, geschweige denn 100%ig vorplanen. Aber man kann lernen, sie zu beherrschen. Im Schadensfall zählt die bestmögliche Vorbereitung. Ein gut aufgestellter Krisenstab ist der erste Schritt, noch wirksamer wird Krisenbewältigung jedoch im abgestimmten Zusammenspiel vieler Akteure über alle Ebenen.
Informationen kommen aus diversen Richtungen, Entscheidungen müssen abgestimmt und priorisiert werden – und genau das lässt sich trainieren. Stabsrahmenübungen bieten den geeigneten Rahmen dafür. Sie bringen relevante Akteure zusammen, bieten ein Szenario, das alle betrifft, und üben die gemeinsame Bewältigung. So stärkt die Übung die Schlüsselkompetenzen der teilnehmenden Akteure: effektive Schnittstellenarbeit, abgestimmte Kommunikation und übergreifende Entscheidungsfähigkeit unter realen Bedingungen sind das Resultat.
1. Was sind Stabsrahmenübungen und wie grenzen sie sich von Krisenstabsübungen ab?
Während klassische Krisenstabsübungen den Fokus in der Regel auf die internen Abläufe und Aufgaben eines Stabs legen, gehen Stabsrahmenübungen einen Schritt weiter. Sie vernetzen mehrere Stäbe und Teams und können über Standorte, Hierarchieebenen oder sogar Organisationen hinweg gehen. Zentrale Fragen dabei sind:
- Wie tauschen die beteiligten Akteure Informationen aus?
- Wie wird ein gemeinsames Lagebild erstellt und verfügbar gemacht?
- Wer darf welche Entscheidungen treffen und wie werden diese kommuniziert?
- Wie werden Maßnahmenaufträge vergeben, verfolgt und dokumentiert?
Stabsrahmenübungen schaffen einen Raum, in dem diese Fragen praktisch beantwortet und erlebt werden. Außerdem erfahren Organisationen, wie komplexe Krisenbewältigung funktioniert.
2. Wann ist eine Stabsrahmenübung sinnvoll und für wen?
Kurz gesagt: Für jede Organisation – egal ob Konzern, Behörde, internationale Organisation oder ein kleines bis mittelständisches Unternehmen lohnt sich solch eine Übung. Spätestens im Ernstfall wird das Zusammenspiel ohnehin auf die Probe gestellt. Besonders lohnenswert ist eine Stabsrahmenübung, wenn bestimmte Grundlagen, wie bereits definierte Rollen im Stab, festgelegte Kommunikationswege und erste Erfahrungen in der Stabsarbeit schon bestehen. Dann bietet sie den nächsten Entwicklungsschritt.
Unabhängig davon erhöht die Regulatorik den Druck auf zahlreiche Branchen: NIS-2, DORA und KRITIS-Vorgaben verlangen, dass immer mehr Organisationen ihre Strukturen und Schnittstellen im Krisenfall erproben. Auch Organisationen im Wandel profitieren, etwa durch Restrukturierung oder im Zuge der Einführung neuer Systeme, da Prozesse und Verantwortlichkeiten neu eingeübt werden können.
3. Was sind die Herausforderungen bei der Planung und Durchführung?
Wie bei jeder Übung ist auch hier eine gute Vorbereitung ein zentraler Erfolgsfaktor. Eine Stabsrahmenübung erfordert jedoch nur begrenzt mehr Aufwand im Vergleich zur klassischen Krisenstabsübung, denn das Szenario muss ohnehin entwickelt und auf die Organisation abgestimmt werden.
Die Herausforderung liegt vielmehr in der Übungsdurchführung, denn die Anforderungen an die Übungssteuerung wachsen mit einer zunehmenden Anzahl an Stäben. So haben die Erfahrungen unserer Übungsexperten in verschiedenen Stabsrahmenübungen, wie u. a. bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) und bei den Städtischen Werken Nürnberg gezeigt: vor allem die großen Informationsmengen sowie die gesteigerten Koordinationsbedarfe zwischen den Stäben fordern die Teilnehmenden und die Übungssteuerung. Für diese ist es von zentraler Bedeutung, die Handlungsstränge der Übung so zu lenken, dass alle Akteure ein realistisches und machbares Szenario durchspielen.
4. Chancen und Mehrwert einer gut vorbereiteten Stabsrahmenübung
Stabsrahmenübungen führen dazu, dass Organisationen Entscheidungen schneller und sicherer treffen, Kommunikationswege schärfen und Informationsflüsse gezielter steuern können. Sie stärken damit zentrale Kompetenzen, die im Ernstfall über den Erfolg der Bewältigung entscheiden: einheitliches Informationsmanagement, abgestimmte Schnittstellenarbeit und die Fähigkeit, ein gemeinsames Lagebild zu generieren und zu aktualisieren. Nicht zu unterschätzen ist auch der kulturelle Effekt: Gemeinsames Üben schafft Vertrauen – innerhalb der Organisation zwischen Bereichen, Teams und Stäben, aber ebenso im Zusammenspiel mit externen Partnern.
Damit dieses Zusammenspiel in Stabsrahmenübungen wirksam erlebbar wird, helfen folgende bewährte Praxistipps:
- verschiedene Informationen an unterschiedliche Stäbe spielen
- Schnittstellenthemen zwischen den teilnehmenden Stäben bewusst einbringen
- Probleme kreieren, die nur durch die Zusammenarbeit mehrerer Stäbe zu lösen sind
- umfassende Anzahl an Übungsbeobachtenden mitnehmen
Letztlich gilt: Eine Stabsrahmenübung ist kein Pflichttermin, sondern eine gute Gelegenheit, die eigenen Bewältigungsfähigkeiten übergreifend und praxisnah zu erproben. Hierbei lassen sich gezielt Verbesserungspotenziale identifizieren und die Organisation als Ganzes stärken.
Wie oft haben Sie schon mit Ihrer Aufbauorganisation mit mehreren Akteuren gemeinsam geübt und was war Ihr größter Aha-Moment dabei?
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