Die Evangelisch-Lutherische Kirche in Oldenburg (ELKiO) möchte eine Plattform einführen, die die übergreifende Kommunikation aller haupt-, neben- und ehrenamtlichen Mitarbeiter der Gesamtkirche und ihrer Gemeinden fördert und erleichtert. HiSolutions begleitete die Entscheidungsfindung für ein geeignetes Kollaborationstool.

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Ziele

Anforderungen ermitteln. Lösungen evaluieren. Ressourcen abschätzen.
 
Um im ersten Schritt die exakten Anforderungen an die neue Kommunikationsplattform der ELKiO zu erfassen, mussten zunächst in enger Abstimmung mit den kirchlichen Stakeholdern die qualitativen und quantitativen Bedarfe der beteiligten Instanzen ermittelt und priorisiert werden. Basierend auf dem Anforderungskatalog sollten drei potenziell geeignete Plattformlösungen auf ihre Eignung als Gesamt- oder Teillösung hin evaluiert und eine begründete Empfehlung ausgesprochen werden. Für die empfohlene Lösung sollte schließlich auch der personelle und finanzielle Ressourcenbedarf bei einer Einführung und dem Regelbetrieb abgeschätzt werden.

Herausforderungen

Heterogene Nutzer. Akzeptable Kosten. Dezentrale Administration.  

Eine besondere Herausforderung im Projekt  bildeten die heterogenen Benutzergruppen mit den haupt-, neben- und ehrenamtlichen Mitarbeitern der Gesamtkirche und der Kirchengemeinden, ihren individuellen Anforderungen und den bereits eingesetzten Tools. Die neue Plattform musste in die vorhandene Gesamt-Architektur der IT passen – wobei die Kosten pro User durch die hohe Zahl ehrenamtlicher Mitarbeitender einen weiteren, wesentlichen Entscheidungsfaktor bildeten. Schließlich sollte die Administration der  Anwender angesichts der stetigen Veränderungen im ehrenamtlichen Bereich in den verteilten Standorten und Gemeinden der ELKiO einfach dezentralisierbar sein.

Umsetzung

In fünf Phasen von der Bedarfsermittlung bis zur Empfehlung.

Die Umsetzung des Projektes erfolgte in fünf Phasen. In der ersten Phase wurden in detaillierten Umfragen unter drei verschiedenen Zielgruppen deren Bedürfnisse identifiziert. Auf Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse wurde ein Anforderungskatalog erstellt,  der eine präzise Übersicht über die jeweils benötigten Funktionen gewährleistete. Nach der anforderungsbezogenen Vorauswahl geeigneter Tools wurde eine Ressourcenschätzung erstellt, die sowohl die  funktionalen als auch finanziellen Aspekte berücksichtigte. Anschließend wurde eine finale Empfehlung ausgearbeitet und mit der Steuerungsgruppe abgestimmt.

Ergebnis

Fundierte Entscheidungsgrundlage. Gezielte Toolauswahl.
  
Nach der Evaluierung der drei in die engere  Auswahl aufgenommenen Tools durch HiSolutions wurden die wesentlichen Erkenntnisse mit der Steuerungsgruppe geteilt und gemeinsam bewertet. Im Ergebnis konnte sich die Steuerungsgruppe zielgerichtet für ein Tool entscheiden und dieses zur Implementierung vorschlagen.

Die Evangelisch-Lutherische Kirche in Oldenburg sowie ihre Kirchengemeinden und Einrichtungen bieten in der Region von Wangerooge bis zu den Dammer Bergen, zwischen Weserufer und Ostfriesland eine reiche Vielfalt. Mit rund 3.500 hauptamtlichen Mitarbeitenden in 110 Gemeinden und sechs Kirchenkreisen sind sie eine wichtige Arbeitgeberin in der Region. Die 110 Gemeinden mit ihren 381.492 Gemeindegliedern sind in sechs Kirchenkreise gegliedert.