Agiles Anforderungsmanagement: Erfolgreiche Weiterentwicklung eines Fachverfahrens bei IT.NRW

Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung

Ein etabliertes Fachverfahren des Landesbetriebs Information und Technik Nordrhein-Westfalen (kurz IT.NRW) sollte an neue Technologien und zusätzliche Fachanforderungen angepasst werden. Ziel war es, durch ein agiles Anforderungsmanagement die Kommunikation mit den Stakeholdern zu optimieren. Gemeinsam mit HiSolutions wurde ein Vorgehen entwickelt und eingeführt, das passgenau auf die Rahmenbedingungen der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten ist.

Kommunikation verbessern. Transparenz schaffen. Anforderungen priorisiert umsetzen.

Um ungewollte Stillstände in der Weiter­entwicklung des komplexen Fachverfahrens zu vermeiden, sollte die Qualität der Anforderungen verbessert werden. Wartezei­ten durch Rückfragen oder Unklarheiten soll­ten minimiert und gleichzeitig mehr Transparenz über den jeweiligen Umsetzungsstand sowie die Priorisierung der Anforderungen geschaffen werden.

Die stetig wachsende Anzahl an Anforderungen aus verschiedenen Quellen sollte bereits vor der Umsetzung strukturiert erfasst, abgestimmt und priorisiert werden. Dabei musste berücksichtigt werden, dass sich sowohl Inhalte als auch Prioritäten im Laufe des Prozesses ändern können.

Verschiedene Werkzeuge. Unklare Verant­wortlichkeiten. Hohe Prozesslast.

Die Nutzung unterschiedlicher Tools, eine hohe fachliche Komplexität sowie zahlreiche implizite Annahmen machten es erforderlich, bestehende Prozesse, Werkzeuge und gelebte Praktiken grundlegend zu hinterfragen und anzupassen. Zudem war es wichtig, für Entlastung im Prozess zu sorgen und die erforderliche Zuarbeit – insbesondere der externen Stakeholder – auf ein Mindestmaß sowie den passenden Zeitpunkt zu konzentrieren.

Agiles Anforderungsmanagement. Klare Prozesse und Rollen. Workshops und Coachings zur erfolgreichen Umsetzung.

Zunächst wurde ein gemeinsames Verständnis über die Notwendigkeit eines strukturierten, agilen Anforderungsmanagements geschaffen. Daraufhin wurde in enger Zusammenarbeit ein Vorgehen etabliert, bei dem:

• klare Rollen und Verantwortlichkeiten definiert und gelebt werden,
• Anforderungen priorisiert sind,
• alle relevanten Informationen vor der Umsetzung vorliegen und Abnahmekriterien klar definiert sind,
• der Prozess kontinuierlich hinterfragt und bei Bedarf angepasst wird.

Gemeinsame Workshops unterstützten dabei, Prozesse und Rollen zielgerichtet zu definieren. Individuelle Trainings und Coachings halfen den Mitarbeitenden von IT.NRW, ihre Aufgaben besser wahrzunehmen. Feedback-Schleifen wurden etabliert, um auch zukünftig neue Erkenntnisse in den Prozess einfließen zu lassen.

Ein zentrales Werkzeug wurde eingeführt, das durchgängige Transparenz im gesamten Prozess – von der initialen Erfassung der Anforderung bis zur Abnahme der umgesetzten Lösung – sicherstellt. Standardisierte Vorlagen und automatisierte Abläufe ermöglichen zudem eine einheitliche Vorgehensweise, gezielte Auswertungen und eine fundierte Erfolgsmessung.

Weniger Rückfragen. Gesteigerte Lieferqualität. Volle Transparenz.

Die messbaren Vorteile des neu geschaffenen, gemeinsamen Prozesses sind vielfältig: Der Status einer Anforderung ist jederzeit transparent einsehbar – auch für externe Stakeholder. Priorisierungen werden koordiniert vorgenommen und mögliche Umpriorisierungen berücksichtigt.

Rückfragen während der Umsetzung sind erheblich gesunken. Die strukturierte Arbeit an den Anforderungen sorgt für ein gemeinsames Verständnis. Die Lieferqualität konnte deutlich gesteigert, die Zahl nicht erwartungsgemäßer Ergebnisse erheblich reduziert werden. Anforderungen werden erst dann in die Umsetzung gebracht, wenn alle benötigten Informationen vorliegen.