Warum Software-Transparenz oft fehlt und wie Sie sie zurückgewinnen

In 75 % der Unternehmen fehlt ein klarer Überblick über die eingesetzte Softwarelandschaft – das zeigen unsere Erfahrungen aus zahlreichen Beratungsprojekten im Bereich Enterprise Architecture Management (EAM). Der Grund? Veraltete, redundante Systeme, intransparente Prozesse, unklare Zuständigkeiten und ein nicht vorhandener zentraler Zugang zu architekturrelevanten Informationen. Die Folge? Strategische Fehlentscheidungen, steigende Kosten und erhöhte Sicherheitsrisiken. In diesem Blogbeitrag zeigen wir, warum Transparenz in der Softwarelandschaft entscheidend für die Zukunftsfähigkeit Ihrer IT ist, welche Ursachen zu mangelnder Übersicht führen – und wie Sie mit konkreten Maßnahmen gegensteuern können.

Unternehmen stehen heute unter massivem Veränderungsdruck – getrieben durch technologische Innovation, regulatorische Anforderungen und neue Betriebsmodelle wie SaaS. Dabei entstehen häufig blinde Flecken in der Softwarelandschaft: Schatten-IT nimmt zu, Informationen sind verteilt und Verantwortlichkeiten bleiben unklar. Gerade bei konkreten strategischen Vorhaben wird deutlich, wie stark fehlende Transparenz die IT behindert. Besonders deutlich zeigt sich das in typischen Szenarien aus der Unternehmenspraxis – etwa in folgenden Fällen:

Viele Unternehmen speichern Informationen zur Softwarenutzung in verschiedenen Tools und Verzeichnissen: Excel-Listen, Access-Datenbanken, SharePoint, EAM-Repositories oder SAM-Tools. Diese Insel-Lösungen sind:

• Nicht synchronisiert
• Unvollständig oder widersprüchlich
• Uneinheitlich benannt und kategorisiert

Ein Beispiel: Dasselbe System wird intern mit verschiedenen Begriffen beschrieben – "CRM-Tool", "Salesforce", "Kundendatenbank". Das erschwert Vergleiche, Bewertungen und strategische Entscheidungen massiv.

Gerade in dynamischen IT-Umgebungen verändert sich die Softwarelandschaft kontinuierlich. Dennoch fehlen oft klar definierte Prozesse zur Pflege dieser Informationen. Typische Symptome:

• Kein fester Rhythmus für Aktualisierungen
• Fehlende Zuständigkeiten und Rollen
• Datenpflege als „lästige Pflicht“ statt strategischer Prozess

In einigen Unternehmen wird die Pflege von Softwaredaten sogar viermal jährlich manuell angestoßen – ohne Ergebnisqualität zu sichern.

Informationen über eingesetzte Software werden häufig in unterschiedlichen Tools gepflegt und sind über die gesamte Organisation verteilt. Das Wissen, wo diese Informationen zu finden sind, liegt meist nur bei wenigen Personen. Dabei spielt es keine Rolle, ob professionelle Werkzeuge wie eine Configuration Management Database (CMDB) oder ein EAM-Tool genutzt werden – ohne klare Strukturen und Zugänge bleibt die Transparenz aus.

Die Folge:

• Zeitaufwändige Recherchen
• Redundante Dokumentation
• Frustrierte Projektteams

Ohne einen klar definierten Zugang zu aktuellen Softwareinformationen – unterstützt durch geeignete Governance-Strukturen – verbleiben wichtige Daten in Silos und stehen für fundierte Entscheidungen nicht zur Verfügung.

Die Auswirkungen mangelnder Software-Transparenz sind oft nicht sofort sichtbar – aber mit der Zeit gravierend:

Fragmentierung der IT-Landschaft: Ohne Gesamtübersicht entstehen Insellösungen, redundante Anwendungen und inkonsistente Datenhaltung.

Steigende Betriebskosten: Veraltete Systeme verursachen steigende Wartungskosten. Ineffizient genutzte Ressourcen, z. B. doppelt bezahlte Softwarelizenzen, treiben die IT-Ausgaben unnötig in die Höhe.

Sinkende Innovationskraft: Die IT verliert an Reaktionsgeschwindigkeit, weil sich Schnittstellen und Abhängigkeiten nur schwer nachvollziehen lassen.

Ressourcenverschwendung: Fachkräfte werden mit unproduktiver Datenpflege blockiert.

Steigende Sicherheitsrisiken: Unbekannte Softwarekomponenten bergen Sicherheitslücken. Ohne Klarheit zu Vendor-Abhängigkeiten oder Migrationsbarrieren können kritische Risiken nicht aktiv gemanaged werden.

1. Datenquellen bewerten und bei Bedarf reduzieren

Bewerten Sie zunächst die identifizierten Software-Bestände. Insbesondere selbst entwickelte Verzeichnisse, wie zum Beispiel Excel-Listen, eignen sich in der Regel gut, um sie in nachhaltigere Lösungen wie ein EAM-Repository oder eine CMDB zu überführen.

2. Informationen des Software-Bestands integrieren

Es kann sinnvoll sein, mehrere gepflegte Quellen für den Software-Bestand beizubehalten. Entscheidend ist jedoch, dass Sie eine konsistente Gesamtübersicht über alle Software-Assets sicherstellen. Dabei unterstützt Sie ein zentrales Integrationstool, das Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführt. Übergreifende Architekturmodelle helfen dabei, Abhängigkeiten und Zusammenhänge transparent abzubilden.

3. Rollen und Prozesse klären

Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten für Datenpflege und Softwareinventarisierung. Etablieren Sie Prozesse, die regelmäßig und automatisiert ablaufen.

4. Zugänge vereinfachen

Sorgen Sie für intuitive Zugriffspunkte auf Architektur- und Softwareinformationen, die für alle relevanten Stakeholder zugänglich ist. Je einfacher die Pflege und Recherche, desto höher die Datenqualität.

5. Quick Wins schaffen Vertrauen

Beginnen Sie mit einem geschäftskritischen Bereich oder einem Modernisierungsprojekt. Zeigen Sie schnell Erfolge, um Stakeholder zu überzeugen.

Ein sauber dokumentiertes, aktuelles Software-Portfolio ist kein „Nice-to-have“, sondern die Grundlage für erfolgreiche IT-Transformationen. Ohne eine belastbare Sicht auf die Softwarelandschaft fehlt die Grundlage für strategische IT-Steuerung. Wer diese Lücke ignoriert, riskiert Innovationsstaus, unnötige Kosten und operative Risiken. Software-Transparenz ist der erste Schritt zu einer zukunftsfähigen, agilen IT.