Die öffentliche Verwaltung ist in den letzten Jahren digitaler geworden. Gleichzeitig zeigt der Alltag: Es gibt noch viel aufzuholen. In diesem Artikel zeigen wir, welche typischen Stolpersteine wir in Digitalisierungsprojekten sehen und worauf öffentliche Verwaltungen unbedingt achten sollten, um die Digitalisierung in ihrer Organisation spürbar weiterzubringen.
Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung: Viel Luft nach oben
Warum laufen so viele Digitalisierungsprojekte falsch ab?
Deswegen braucht es eine Digitalisierungsstrategie
Das macht eine gute Digitalisierungsstrategie in der öffentlichen Verwaltung aus
Gesundheitsamt Bamberg: Controlling als Schlüssel
Whitepaper: Digitalisierungsstrategie in der öffentlichen Verwaltung
Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung
Viel Luft nach oben
Die Digitalisierung der Verwaltung ist in den vergangenen Jahren spürbar vorangekommen. Neue Online-Services sind entstanden, Bürgerinnen und Bürger können mehr Anträge digital stellen als je zuvor. Und doch: Wirklich zufriedenstellend läuft es noch nicht. Deutschland liegt im europäischen Vergleich weiterhin zurück – und viele Behörden erleben im Alltag, dass Digitalisierungsprojekte zwar gestartet werden, aber selten die erhoffte Wirkung entfalten. Dies wird auch durch einen Jahresbericht der Europäischen Kommission bestätigt, in dem es über Deutschland heißt:
„The country will need to accelerate the pace of digitalisation of public services, as it is below the EU average and even saw a slight decline in the related indicators.“
Warum laufen so viele Digitalisierungsprojekte falsch ab?
Bei unseren Projekten beobachten wir oft, dass innerhalb einer Organisation mehrere Digitalisierungsinitiativen parallel laufen. Häufig fehlt dabei ein verbindendes übergeordnetes Zielbild. Das führt dazu, dass Projekte unterschiedliche oder sogar widersprüchliche Ziele verfolgen, Verantwortliche überlastet sind und knappe Schlüsselressourcen nicht optimal eingesetzt werden.
Eine Studie der Universität Potsdam und der Wirtschaftsuniversität Wien zeigt, dass Kommunen zwar zunehmend Strategien entwickeln, diese aber oft nicht ausreichend auf die Organisation zugeschnitten sind – und deshalb scheitern. Zu oft orientieren sich die Ziele allein an externen Vorgaben oder technischen Trends, statt an langfristigen, organisationseigenen Herausforderungen. Hinzu kommt: Ressourcen und Personal werden häufig zu früh in neue Projekte verschoben, sodass bestehende Vorhaben ins Leere laufen.
Die Folge: Viele Anstrengungen versanden, bevor sie Wirkung entfalten können. Genau hier setzt eine Digitalisierungsstrategie an.
Deswegen braucht es eine Digitalisierungsstrategie
Eine Digitalisierungsstrategie schafft den notwendigen Ordnungsrahmen, um Projekte wirksam voranzubringen. Sie sorgt dafür, dass Maßnahmen nicht neben- oder gegeneinander laufen, sondern miteinander wirken.
Sie basiert auf diesen drei Grundpfeilern:
- Orientierung – gemeinsame Ziele, die für alle Beteiligten nachvollziehbar sind
- Transparenz – klare Verantwortlichkeiten und Prioritäten
- Wirksamkeit – Fortschritte werden messbar und sichtbar
Sie verhindern, dass wertvolle Energie in Einzelinitiativen verpufft und sorgen dafür, dass Digitalisierung Schritt für Schritt Wirkung entfaltet.
Das macht eine gute Digitalisierungsstrategie in der öffentlichen Verwaltung aus
Eine gute Digitalisierungsstrategie beginnt mit den richtigen Fragen:
- Wo stehen wir heute? (Analyse von Ausgangslage, Projekten und Rahmenbedingungen)
- Was wollen wir erreichen? (gemeinsame Zielbilder und Handlungsfelder)
- Wie kommen wir dorthin? (konkrete Roadmap)
Aus der Frage drei entwickelt sich die Roadmap – das Herzstück des Umsetzungsprozesses. Sie dient zugleich als Basis für Monitoring und Controlling. Sie zeigt auf einen Blick, welche Maßnahmen laufen, welche Ziele sie bedienen und wo Handlungsbedarf besteht. Das operative Controlling prüft, ob Projekte effizient umgesetzt werden („Machen wir es richtig?“), während das strategische Controlling sicherstellt, dass die gesamte Initiative auf Kurs bleibt („Machen wir das Richtige?“). So bleibt die Digitalisierungsstrategie auch in einem dynamischen IT-Umfeld wirksam und die knappen Ressourcen werden gezielt eingesetzt.
Um die Bedeutung des Controllings greifbarer zu machen, lohnt sich ein Blick auf ein konkretes Projekt aus unserer Beratungspraxis.
Gesundheitsamt Bamberg
Controlling als Schlüssel
Bei der Entwicklung der Digitalisierungsstrategie für das Gesundheitsamt Bamberg erwiesen sich strategisches und operatives Controlling als entscheidende Steuerungstools. Alternierend alle sechs Monate fanden dazu Treffen mit den beteiligten Organisationseinheiten und Führungskräften statt – einmal mit strategischem, einmal mit operativem Schwerpunkt.
In diesen Runden wurden Hindernisse identifiziert und offen benannt, Informationslücken geschlossen sowie verbindliche Vereinbarungen getroffen. So wurden nicht nur einzelne Projekte vorangetrieben, sondern – wichtiger noch – es entstand ein gemeinsames Verständnis für die Ziele. Das half auch, Initiativen und Vorhaben aus anderen Ämtern einzubinden – in diesem Fall Schulungskonzepte. Erfahrungen konnten übernommen werden, wodurch sich Aufwand für Konzeption und Einarbeitung deutlich verringern ließ.
Whitepaper
Leitfaden für den digitalen Wandel
Sie möchten genauer wissen, wie sich eine wirksame Digitalisierungsstrategie entwickeln lässt? In unserem praxisnahen Leitfaden zeigen wir Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Ausgangslage analysieren, klare Ziele entwickeln und eine Roadmap ableiten können.
Ihr Ansprechpartner
Peter Tietze
Zukunftssichere Verwaltung – klar geplant, nachhaltig umgesetzt. Ich begleite öffentliche Verwaltungen bei der Entwicklung und Umsetzung ihrer Digitalisierungsstrategie. Lassen Sie uns sprechen – Ihre digitale Verwaltung beginnt mit einem fundierten Plan.
Peter Tietze ist Team Manager bei HiSolutions. Gemeinsam mit dem ITM-Team berät er Verwaltungen zu E-Government, OZG-Umsetzung, Digitalisierungsstrategien und Organisationsentwicklung – mit Schwerpunkt auf Geschäftsprozessoptimierung und Personalbemessung.