So gelingt smartes Anforderungsmanagement: 5 Strategien für erfolgreiche IT-Projekte

Ein neues IT-System soll eingeführt werden– doch was genau wird benötigt? Wer sind die wichtigsten Nutzergruppen? Und wie lassen sich ihre oft unterschiedlichen Erwartungen effizient in die Projektplanung integrieren? Ein systematisches, zielgerichtetes und nutzerzentriertes Anforderungsmanagement (AM) ist der entscheidende Faktor für den Projekterfolg – und wird dennoch oft unterschätzt. Dabei führt ein mangelhafter Umgang mit Anforderungen schnell zu Zeitverzögerungen, Budgetüberschreitungen oder sogar zum Scheitern des gesamten Vorhabens.

In diesem Blogartikel zeigen wir auf, warum smartes Anforderungsmanagement sowohl im öffentlichen Sektor als auch in Privatunternehmen unerlässlich ist – und welche Best Practices aus zahlreichen Projekten den Unterschied machen.

Viele Organisationen betrachten Anforderungen als etwas, das „einfach so“ im Projekt mitläuft. Doch das Gegenteil ist der Fall: Gerade zu Projektbeginn müssen Anforderungen klar formuliert, validierbar und abgestimmt sein.

Häufige Praxisfehler:

• Unvollständige Bedarfsermittlung
• Unklare oder widersprüchliche Stakeholderziele
• Fehlende Priorisierung und Abgrenzung

Folge: Die Entwicklung läuft früh in die falsche Richtung und führt zu teuren Korrekturen in späteren Projektphasen. Dabei ist bereits zu Projektbeginn klar: Fehler, die beim Anforderungsmanagement gemacht werden, sind später besonders kostspielig zu beheben.

Ein zentrales Problem: Viele Organisationen managen Projekte neben dem Tagesgeschäft – mit entsprechend wenig Routine. Ein erfahrener externer Partner bringt hier nicht nur Methodenkompetenz, sondern auch die notwendige Außenperspektive mit.

HiSolutions Beispiel – Justizprojekte:
In Projekten für die deutsche Justiz – etwa im Bereich der allgemeinen Gerichtsbarkeit, des Justizvollzugs oder des Registerwesens – hat sich der strukturierte Einsatz bewährter Methoden als echter Gamechanger erwiesen:

• Marktrecherchen
• Stakeholder-Interviews
• Validierungsworkshops
• Architektur- und Prozessanalysen
• Erarbeitung von Personas & User Storys
• Übergeordnete Abstimmungen

Nicht immer sind zu Beginn eines Projekts alle Einflussfaktoren oder Anforderungen bekannt. Gerade in dynamischen Umgebungen – etwa bei komplexen IT-Vorhaben – ist ein klassischer Ansatz oft zu starr. Hier können agile oder hybride Methoden im Anforderungsmanagement ihre Stärken ausspielen.

Vorteile agiler AM-Ansätze:

• Anforderungen werden iterativ und bedarfsgerecht erfasst
• Backlogs, Epics und User Storys schaffen Struktur und Flexibilität
• Kontinuierliches Feedback sichert Nutzerzentrierung und Zielorientierung
• Änderungswünsche lassen sich schnell integrieren – ohne Umwege

Ein zentrales Element agiler Methoden ist die inkrementelle Entwicklung: Liefergegenstände entstehen schrittweise und können nach jeder Iteration gemeinsam mit den Stakeholdern geprüft werden. So fließen Erkenntnisse aus der Praxis frühzeitig zurück ins Projekt – und Features oder Bugs werden gezielt für kommende Sprints im Product oder Sprint Backlog weiterentwickelt.

Best Practice: Anforderungen werden immer nur so weit konkretisiert, wie es der aktuelle Informationsstand zulässt – das reduziert Planungsunsicherheiten und minimiert unnötige Aufwände. So wird Anforderungsmanagement zum dynamischen Steuerungsinstrument und nicht zur starren Vorgabeliste.

In fast jedem Projekt treffen unterschiedliche Interessen aufeinander – sei es zwischen Fachbereich und IT, zwischen Nutzergruppen oder über Verwaltungsgrenzen hinweg.

Lessons Learned aus AM-Projekten in der Justiz:

• Interessenkonflikte offenlegen statt ignorieren
• Transparenz durch valide Dokumentation und offene Abstimmungen
• Frühzeitige Einbindung übergeordneter Behörden, Gremien und weiterer Partner
• Proaktive Einbeziehung zukünftiger Anwender- und Benutzergruppen

Gerade bei komplexen Vorhaben wie JUDICA 4.0, der eAktenablage zur Datenverwaltung und -verarbeitung für Gerichtsvollzieher oder der Einführung von AuRegis im Registerwesen konnte HiSolutions durch gezieltes und transparentes Anforderungsmanagement zahlreiche kritische Punkte frühzeitig entschärfen – und so Zeit und Budget sichern.

Auch wenn Organisationen und Projektkontexte unterschiedlich sind – die grundlegenden Erfolgsfaktoren im Anforderungsmanagement ähneln sich oft. Ob in Ministerien, Landesbehörden oder privatwirtschaftlichen Unternehmen: Entscheidend ist, dass Anforderungen nicht isoliert, sondern im Zusammenspiel zwischen Zielen, Nutzergruppen und Umsetzungsrahmen entwickelt werden.

Typische AM-Erfolgsfaktoren:

• Strukturierte Bedarfsanalyse: Weg von Annahmen, hin zu belastbaren Erkenntnissen
• Zielorientierung & Nutzerfokus: Anforderungen aus Sicht der späteren Nutzung denken
• Iteratives Vorgehen: Anforderungen regelmäßig prüfen, anpassen und validieren

Viele Methoden und Lessons Learned aus Projekten lassen sich – mit Augenmaß – auf neue Kontexte übertragen. Ihre Skalierbarkeit ist ein großer Vorteil: Ob kleines Fachverfahren oder landesweite IT-Transformation – die Prinzipien bleiben gleich, die Anwendung variiert. Entscheidend bleibt: Jedes Projekt braucht ein Anforderungsmanagement, das zu seinen spezifischen Rahmenbedingungen passt – nicht umgekehrt.

Professionelles Anforderungsmanagement ist kein „Add-on“, sondern das Fundament jedes erfolgreichen Projekts. Wer Anforderungen früh, systematisch und nutzerzentriert managt, spart am Ende Zeit, Geld – und Nerven.

Unsere Empfehlung: Setzen Sie auf erprobte Methoden und praxisbewährte Vorgehensweisen, um Ihr Anforderungsmanagement zielgerichtet weiterzuentwickeln – angepasst an die spezifischen Bedingungen Ihrer Organisation.