Ein etabliertes Fachverfahren des Landesbetriebs Information und Technik Nordrhein-Westfalen (kurz IT.NRW) sollte an neue Technologien und zusätzliche Fachanforderungen angepasst werden. Ziel war es, durch ein agiles Anforderungsmanagement die Kommunikation mit den Stakeholdern zu optimieren. Gemeinsam mit HiSolutions wurde ein Vorgehen entwickelt und eingeführt, das passgenau auf die Rahmenbedingungen der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten ist.
Ziele
Kommunikation verbessern. Transparenz schaffen. Anforderungen priorisiert umsetzen.
Um ungewollte Stillstände in der Weiterentwicklung des komplexen Fachverfahrens zu vermeiden, sollte die Qualität der Anforderungen verbessert werden. Wartezeiten durch Rückfragen oder Unklarheiten sollten minimiert und gleichzeitig mehr Transparenz über den jeweiligen Umsetzungsstand sowie die Priorisierung der Anforderungen geschaffen werden.
Die stetig wachsende Anzahl an Anforderungen aus verschiedenen Quellen sollte bereits vor der Umsetzung strukturiert erfasst, abgestimmt und priorisiert werden. Dabei musste berücksichtigt werden, dass sich sowohl Inhalte als auch Prioritäten im Laufe des Prozesses ändern können.
Herausforderungen
Verschiedene Werkzeuge. Unklare Verantwortlichkeiten. Hohe Prozesslast.
Die Nutzung unterschiedlicher Tools, eine hohe fachliche Komplexität sowie zahlreiche implizite Annahmen machten es erforderlich, bestehende Prozesse, Werkzeuge und gelebte Praktiken grundlegend zu hinterfragen und anzupassen. Zudem war es wichtig, für Entlastung im Prozess zu sorgen und die erforderliche Zuarbeit – insbesondere der externen Stakeholder – auf ein Mindestmaß sowie den passenden Zeitpunkt zu konzentrieren.
Umsetzung
Agiles Anforderungsmanagement. Klare Prozesse und Rollen. Workshops und Coachings zur erfolgreichen Umsetzung.
Zunächst wurde ein gemeinsames Verständnis über die Notwendigkeit eines strukturierten, agilen Anforderungsmanagements geschaffen. Daraufhin wurde in enger Zusammenarbeit ein Vorgehen etabliert, bei dem:
- klare Rollen und Verantwortlichkeiten definiert und gelebt werden,
- Anforderungen priorisiert sind, alle relevanten Informationen vor der Umsetzung vorliegen und Abnahmekriterien klar definiert sind,
- der Prozess kontinuierlich hinterfragt und bei Bedarf angepasst wird.
Gemeinsame Workshops unterstützten dabei, Prozesse und Rollen zielgerichtet zu definieren. Individuelle Trainings und Coachings halfen den Mitarbeitenden von IT.NRW, ihre Aufgaben besser wahrzunehmen. Feedback-Schleifen wurden etabliert, um auch zukünftig neue Erkenntnisse in den Prozess einfließen zu lassen.
Ein zentrales Werkzeug wurde eingeführt, das durchgängige Transparenz im gesamten Prozess – von der initialen Erfassung der Anforderung bis zur Abnahme der umgesetzten Lösung – sicherstellt. Standardisierte Vorlagen und automatisierte Abläufe ermöglichen zudem eine einheitliche Vorgehensweise, gezielte Auswertungen und eine fundierte Erfolgsmessung.
Ergebnis
Weniger Rückfragen. Gesteigerte Lieferqualität. Volle Transparenz.
Die messbaren Vorteile des neu geschaffenen, gemeinsamen Prozesses sind vielfältig: Der Status einer Anforderung ist jederzeit transparent einsehbar – auch für externe Stakeholder. Priorisierungen werden koordiniert vorgenommen und mögliche Umpriorisierungen berücksichtigt.
Rückfragen während der Umsetzung sind erheblich gesunken. Die strukturierte Arbeit an den Anforderungen sorgt für ein gemeinsames Verständnis. Die Lieferqualität konnte deutlich gesteigert, die Zahl nicht erwartungsgemäßer Ergebnisse erheblich reduziert werden. Anforderungen werden erst dann in die Umsetzung gebracht, wenn alle benötigten Informationen vorliegen.
Das sagt unser Kunde
Dr. Karol Abramowicz, Projektleiter IT.NRW
Über IT.NRW
Der Landesbetrieb Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW) ist der zentrale IT-Dienstleister und das Statistische Landesamt für Nordrhein-Westfalen. IT.NRW bietet Informationstechnologie aus einer Hand und stellt der Landesverwaltung ein umfassendes Angebot an IT-Produkten und –Dienstleistungen zur Verfügung.
Ihr Ansprechpartner
Christian Braun
Agilität in der Verwaltung beginnt mit klaren Anforderungen – ich begleite Ihre Organisation bei der Einführung agiler Prozesse, verbessere die Zusammenarbeit mit Stakeholdern und erhöhe die Transparenz im Anforderungsmanagement. Lassen Sie uns sprechen – Ihre agile Verwaltung beginnt mit strukturiertem Wandel.
Christian Braun ist Senior Expert bei HiSolutions. Gemeinsam mit dem ITM-Team begleitet er Organisationen bei agilen Transformationen und coacht Teams, Führungskräfte und agile Rollen. Mit umfassender Zertifizierung unterstützt er den Wandel zu mehr Eigenverantwortung und iterativer Wertschöpfung.
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